Rozwój teorii, sieci, narzędzi, form i częstotliwości komunikacji; przenikanie się komunikacji zawodowej i prywatnej – to wszystko powoduje, że w firmach rośnie liczba błędów w tym obszarze.
Straty efektywności wywołane przez złą komunikację rzadko są liczone. Trzeba by zmieniać metodologię badań dla każdej firmy. Problem nie jest też tak namacalny, jak zła wydajność produkcyjna. Optymalizacja produkcji przekłada się na złotówki i da się ją jasno zobrazować. Za to optymalizację komunikacji trudniej wyrazić w gotówce, a raczej w wydajności organizacji i w kulturze.
Objawy a przyczyny
Ostatnio nasz nowy klient wyraźnie nam to uświadomił. Systematycznie prosił nas o wsparcie w doborze nowego narzędzia do komunikacji, bo ich „stare rozwiązania” się nie sprawdzały.
Problemy, owszem, leżały również w złych narzędziach, ale te były ostatnie, które należało zmienić. Główne przyczyny wynikały z nieprawidłowego ułożenia organizacji, braku zakresów obowiązków, złego podziału ról i zbyt spontanicznej chęci, by w każde zagadnienie angażować „wszystkich” – co prowadziło do mgły informacyjnej. Niesystematyczne spotkania i nieprzemyślany dobór uczestników pogłębiały zapaść komunikacyjną.
Ułożenie organizacji i zarządzanie procesami to podstawa do lepszej komunikacji – temu zagadnieniu poświęciliśmy osobne wpisy:
10 najczęstszych problemów firm – Część trzecia – Niedopasowana organizacja
10 najczęstszych problemów firm – Część piąta – Nieefektywność procesów
Bez pracy nad kulturą organizacji, komunikacja jest również utrudniona – 10 najczęstszych problemów firm – Część siódma – Zaniedbanie kultury, zasad, wartości.
Skąd biorą się błędy?
Oto kluczowe problemy, które zgodnie z zasadą Pareto, odpowiadają za 80% błędów komunikacyjnych:
a) brak konsekwencji w kanałach komunikacji – wdrażanie narzędzi, które nie są stosowane spójnie. Przykładowo CRM, czy aplikacje do zarządzania projektami (Trello, Figma, Mirro, Monday, Clickup) – cześć zespołu je stosuje, a część komunikuje się tradycyjnie za pomocą maila.
b) brak narzędzi dedykowanych kluczowym aspektom firmy – np. brak CRMu w dziale sprzedaży i prowadzenie procesów sprzedażowych w oparciu o maile i ewentualnie tabele Excel. Brak wdrożonych narzędzi do zarządzania projektami. A przecież istnieje dużo darmowych rozwiązań, które na początku wystarczą albo określą potrzeby do wdrożenia płatnych rozwiązań.
c) brak wypracowanej kultury komunikacji – przykładem niech będą spotkania trwające godzinami i kończące się bez konkluzji. Przed spotkaniem nie ma agendy, a uczestnicy są nieprzygotowani i nie wiedzą, ile czasu spotkanie ma trwać. Brak zobowiązań w realizacji postanowień, a przy kolejnym spotkaniu – brak podsumowań.
d) włączanie w komunikację osób niezwiązanych z zagadnieniem – „na wszelki wypadek”.
e) dublowanie przekazu w różnych narzędziach – szczególnie przekazywanie tych samych informacji za pomocą maili, komunikatorów i systemów.
f) spontaniczność w komunikacji i zbyt częste spotkania – u jednego klienta wystarczyło zredukować liczbę spotkań – codzienne 15-minutowe spotkania zastąpiliśmy jednym 30-minutowym, raz w tygodniu. Okazało się, że większość codziennych zdarzeń jest załatwiana przez dedykowane temu osoby. Natomiast pracownicy wyrobili większa decyzyjność stanowiskową, by nie czekać z działaniami na kolejne spotkanie.
Jeśli masz pytania związane z komunikacją wewnątrz firmy, skorzystaj z bezpłatnej konsultacji. Umów się z jednym z naszych ekspertów, pisząc na adres: vnav@vnav.pl
lub skorzystaj z formularza zgłoszeniowego:
Błąd: Brak formularza kontaktowego.
