10 najczęstszych problemów firm – Część trzecia – Niedopasowana organizacja

HR organizacja
Niedopasowana organizacja

Oto nasz przykładowy dialog z firmą zatrudniającą 120 osób:

– Czy możemy zobaczyć Wasz organigram?

– Organi… co?

– Schemat organizacyjny.

– A co to jest?…

Czasami schematu organizacyjnego w firmie po prostu nie ma. A czasami, jeśli jest, to ma datę sprzed pięciu lat. Gdy docieramy do różnych działów firmy, okazuje się, że niektórzy menadżerowie tego schematu nigdy wcześniej nie widzieli.

To oczywiście ekstremalne przypadki, ale zdarzają się w polskich małych i średnich przedsiębiorstwach.

Od stanowisk multifunkcyjnych do pierwszych organigramów

Często specyfika firmy zmienia się diametralnie w czasie. A koncepcja organizacyjna pozostaje taka sama lub zmienia się samodzielnie – nieformalnie i oddolnie.

Najczęściej skutkuje to pojawieniem się w firmie tzw. stanowisk multifunkcyjnych. Zawsze znajdzie się jakaś „dobra dusza”, która przejmie nowe obowiązki. Bywa, że jest to asystentka zarządu, odgrywająca rolę lidera obsługi posprzedażowej i planisty produkcji. A czasami jest to prezes zarządu, który pisze oferty, robi kalkulacje i kupuje materiały biurowe.

Na pewnym etapie rozwoju takie stanowiska są nieuniknione. Ale dalszy wzrost firmy powoduje, że tymczasowe rozwiązania powinny ulec zmianie.  

Porządkowanie organizacji

Kolejnym krokiem jest strukturyzowanie. Na początku firmy szukają inspiracji u innych, w internecie lub w fachowej literaturze. Ale przejęte struktury bywają sztuczne – rzeczywistość nie odpowiada teorii.

Tu nie ma sztywnych zasad. Nie można akceptować stwierdzenia: „tak to się robi”. Każda firma jest rzeczywiście podobna, ale ma subtelne różnice w ułożeniu organizacji. To właśnie te elementy ją wyróżniają i uwypuklają jej przewagi konkurencyjne. 

Skąd biorą się problemy?

Wraz ze wzrostem organizacji jej nieuporządkowanie generuje serię zagrożeń. W firmie narastają konflikty, a odpowiedzialność jest przepychana z miejsca na miejsce. Pracownicy i kadra zarządzająca zaczynają szukać powodów w samej formie komunikacji. Eksperymentują z intranetem, CRMami. Ale przyczyny leżą gdzie indziej.

Sterowanie odgórne – sprawdzało się kilka lat wcześniej, ale obecnie utrudnia codzienne życie firmy. Brak delegowania odpowiedzialności powoduje, że każda decyzja, nawet najdrobniejsza, musi być akceptowana przez prezesa firmy.

Kolejną przyczyną jest, jak to nazywa literatura branżowa, stworzenie silosów w obrębie organizacji. Załóżmy, że „silos sprzedażowy” nie komunikuje się z produkcją, a produkcja nie porozumiewa się z zaopatrzeniem. Taka organizacja ma nie tylko problemy „horyzontalne”. Jej rozbudowane struktury powodują też, że informacja nie wędruje „wertykalnie” – czyli np. mistrzowie na produkcji nie przekazują komunikatów do kierowników.

Bez ułożenia ram organizacyjnych i firmowej komunikacji między nimi, nawet najlepsze narzędzie komunikacyjne nie zlikwiduje problemów.

Potrzeba przekształceń

Firmy, na pewnym etapie swojego rozwoju, nie przekształcają kadr i płac (czyli tzw. ZUS – Zatrudnianie, Urlopy i Sprawozdawczość + Wynagrodzenia) w dział HR. Widać to nawet na podstawowej płaszczyźnie – zakresach obowiązków.

Jak firma ma realizować swoje cele, gdy pracownicy nie wiedzą, co mają robić?

Ich zakresy obowiązków od lat się nie zmieniły, mimo że pełnią oni już zupełnie inne role w firmie. A nawet jeśli zakres obowiązków odpowiada ich funkcji, to opis stanowiska był tworzony na potrzeby rekrutacji – najczęściej przez kadry, a nie przez docelowy dział.

Odśwież swoją organizację

Rozpisz na nowo stanowiska, dopasuj strukturę do obecnej specyfiki firmy. Czasami kilkugodzinny warsztat komunikacyjny pozwoli Ci udrożnić przebieg informacji i rozładować falę konfliktów w firmie.

Stawiaj małe kroki, osiągaj duże rezultaty.

 

Jeśli masz pytania związane z optymalizacją swojego przedsiębiorstwa, skorzystaj z bezpłatnej konsultacji. Umów się z jednym z naszych ekspertów, pisząc na adres: vnav@vnav.pl 

lub skorzystaj z formularza zgłoszeniowego:

 
https://www.vnav.pl/kontakt/