ZAOPATRZENIE
Jak zoptymalizować zaopatrzenie?
Optymalizacja zaopatrzenia. Nawet najlepsze działy zakupów potrzebują „świeżego spojrzenia” na swoją pracę – eksperta z zewnątrz, który zakwestionuje realizowaną strategię zakupową i wskaże „niewidoczne” wcześniej możliwości optymalizacji pracy działu i kosztów zakupu surowców, komponentów, towarów, usług. Optymalizacja zakupowa koncentruje się na obszarach nieefektywności działu zakupów: personelu, procesach, kategoriach zakupowych, dostawcach, specyfikacjach. Celem optymalizacji obszaru zaopatrzenia jest wskazanie potencjału oszczędnościowego i określenie jego wartości finansowej. Projekt optymalizacyjny kończy się raportem z gotową receptą zmian, które Klient może wykonać samodzielnie lub we współpracy z konsultantem. Projekt realizowany jest przez wysokiej klasy eksperta zakupów – dlatego rekomendacje zawarte w raportach z prac mają wymiar wyłącznie praktyczny, ukierunkowany na uzyskanie optymalizacji i przez to zwiększenie skuteczności działu zakupów.
Zawartość tematyczna optymalizacji zaopatrzenia
Projekty optymalizacji zakupów realizowane są w zakresie uzgodnionym z klientem. Najczęściej, są to obszary:
• personel działu zakupów – sprawdzenie wiedzy z zakresu zarządzania zakupami i negocjacji zakupowych, umiejętności kupieckich członków zespołu,
• kategorie zakupowe i dostawcy – weryfikacja konkurencyjności cenowej oferty dostawców wobec oferty rynkowej,
• procesy zakupowe, efektywność pracy działu zakupów – mapowanie kluczowych etapów procesu zakupowego i stosowanych formalnie lub nieformalnie wskaźników efektywności,
• specyfikacje surowców, komponentów, towarów, usług – badanie rynku nowych źródeł dostaw oraz alternatywnej specyfikacji surowców, komponentów.
Korzyści dla klientów:
• Rzetelna informacja na temat poziomu wiedzy członków działu zakupów, ich umiejętności negocjacyjnych oraz rekomendowanego kierunku rozwoju.
• Weryfikacja konkurencyjności kupowanych surowców, komponentów, towarów, usług i określenie możliwości optymalizacji kosztu zakupu.
• Wskazanie możliwości opomiarowania pracy działu zakupów – porównania jakości pracy poszczególnych pracowników.
• Stworzenie powtarzalnego procesu zakupowego z kluczowymi etapami, które generują zapisy, możliwość kontroli i autoryzacji decyzji zakupowych.
• Określenie głębszego potencjału oszczędnościowego dla wybranej kategorii zakupowej, bazując na potencjale modyfikacji specyfikacji.
Formy optymalizacji zaopatrzenia
Obszar zaopatrzenia optymalizujemy poprzez projekty doradcze, ale także systemy szkoleń:
Szkolenie – zarządzanie zakupami
Niewiele firm w Polsce zarządza zakupami. Większość skupia się na zarządzaniu dostawcami i bieżącej reakcji na problemy operacyjne takie jak braki i opóźnienia w dostawach, wady jakościowe, utrzymanie cen zakupu. Zarządzanie zakupami to całościowa zmiana modelu działania, w którym interesuje nas zarządzanie strumieniem dostaw, a nie skutkami zdarzeń losowych. Zarządzanie zakupami to wyjście poza status-quo, a to oznacza również stresującą zmianę dostawcy lub sposobu kupowania i wyceny zakupu. Niezmiernie istotną częścią warsztatu zarządzania zakupami jest odpowiedź na pytanie o rolę działu zakupów w konkretnej firmie.
Zawartość tematyczna szkolenia
·
Czym są zakupy i jaką dostarczają wartość dla przedsiębiorstwa?
· Miejsce i odpowiedzialność zakupów w procesie dostarczania wartości.
· Kupiec jako przedsiębiorca (menedżer) – dlaczego kupiec powinien znać biznes dostawcy?
· Analiza danych zakupowych – jak uchwycić obraz „w locie”?
· Czy zarządzamy kategoriami zakupowymi?
· Kształtowanie ceny zakupu przez kupców – ćwiczenie umiejętności kupieckich.
· Proces zakupowy – etapy i powody stosowania.
· Znaczenie Incoterms, umowy, KPI.
· Dostawca strategiczny w ujęciu macierzy Kraljica.
· Kto kim zarządza – dostawca kupcem, czy kupcy dostawcami?
· Źródła przewagi konkurencyjnej nad dostawcami.
· Team work, dzielenie wiedzą w pracy działu zakupów i podczas negocjacji.
· Dział zakupów jako źródło przewagi informacyjnej.
· Negocjacje jako narzędzie strategiczne i operacyjne.
· Przygotowanie do negocjacji i plan negocjacji – dlaczego nikt nie odrabia „pracy domowej”?
· Zadawanie pytań, „start with why”.
· Rozpoznawanie słabych stron partnera negocjacji.
· Techniki (zagrywki) negocjacyjne wobec dostawców nie-strategicznych.
· Zarządzanie kategorią zakupową monopolisty.
· Rola networkingu w pracy kupca i zarządzania kategoriami.
· Zarządzanie oczekiwaniami klientów wewnętrznych.
Korzyści dla uczestników
·
Przyswojenie wiedzy na temat zarządzania zakupami, w tym kategoriami zakupowymi i dostawcami.
· Zrozumienie różnic pomiędzy zarządzaniem operacyjnym, a strategicznym zakupami.
· Pokazanie dostępu do źródeł informacji zakupowych, prezentacja sposobów ich analizy i korzyści dla zarządzania kategoriami zakupowymi.
· Pełne zrozumienie etapów procesu zakupowego i korzyści płynących z jego stosowania.
· Umiejętność odróżnienia dostawcy strategicznego dla firmy od „zawracającego głowę” lub „źródła nieustannych problemów”.
· Poznanie metod uzyskania przewagi nad dostawcą.
· Pokazanie przewagi pracy zespołowej nad pracą „solową”, również korzyści z archiwizacji i udostępniania wiedzy zakupowej.
· Uświadomienie znaczenia negocjacji w zarządzaniu zakupami.
· Prezentacja sposobów negocjowania i narzędzi dla realizacji celów zakupowych.
· Sposoby realizacji celów zakupowych u monopolisty.
· Podkreślenie roli klienta wewnętrznego w realizacji celów przez dział zakupów.
Program szkolenia
Zarządzanie zakupami to obowiązkowy program szkolenia warsztatowego dla każdego kupca i zespołu zakupowego. Dzięki niemu uczestnicy rozumieją korzyści płynące z planowego zarządzania wszystkim, co dzieje się w obszarze zakupowym – zarówno ludźmi jak i strumieniem dostaw (dostawcami, specyfikacjami, warunkami handlowymi). To wyjątkowy warsztat tworzony przez eksperta zakupów dla praktyków biznesu, którzy chcą pozyskać wiedzę „z pierwszej ręki” oraz skonfrontować swoją wiedzę i myśli z praktykiem. Warsztat zarządzanie zakupami jest unikalnym programem stworzonym w oparciu o wieloletnie doświadczenie korporacyjne i MŚP.
Cele szkolenia
Uczestnicy szkolenia mają posiąść wiedzę dot. zarządzania zakupami, w tym zarządzania kategoriami zakupowymi, dostawcami, specyfikacjami. Jest to program, którego celem jest poszerzenie zakresu oddziaływania kupca na swój budżet zakupowy. Dla początkujących będzie to intelektualne wyzwanie i budowanie fundamentu pracy kupca, dla zaawansowanych – znaczące rozbudowanie wiedzy. Formuła warsztatowa szkolenia pozwala na większą elastyczność niż podczas sesji wykładowych – łącznie z interakcją połączoną z wypracowaniem najlepszego rozwiązania „na żywo”, w oparciu o kategorie zakupowe uczestników warsztatów. Zaangażowany uczestnik odnotuje postęp w postrzeganiu swojej roli kupieckiej, miejsca
zakupów w organizacji jak i wartości, których oczekuje od działu zakupów „biznes” (czyli pozostałe działy firmy).
Największe korzyści z uczestnictwa w warsztacie odnoszą zawodowi kupcy, którzy mają za sobą przynajmniej roczną pracę w dziale zakupów.
SZCZEGÓŁOWY PROGRAM SZKOLENIA
·
Czym są zakupy i jaką dostarczają wartość dla przedsiębiorstwa?
· Miejsce i odpowiedzialność zakupów w procesie dostarczania wartości.
· Kupiec jako przedsiębiorca (menedżer) – dlaczego kupiec powinien znać biznes dostawcy?
· Analiza danych zakupowych – jak uchwycić obraz „w locie”?
· Czy zarządzamy kategoriami zakupowymi?
· Kształtowanie ceny zakupu przez kupców – ćwiczenie umiejętności kupieckich.
· Proces zakupowy – etapy i powody stosowania.
· Znaczenie Incoterms, umowy, KPI.
· Dostawca strategiczny w ujęciu macierzy Kraljica.
· Kto kim zarządza – dostawca kupcem, czy kupcy dostawcami?
· Źródła przewagi konkurencyjnej nad dostawcami.
· Team work, dzielenie wiedzą w pracy działu zakupów i podczas negocjacji.
· Dział zakupów jako źródło przewagi informacyjnej.
· Negocjacje jako narzędzie strategiczne i operacyjne.
· Przygotowanie do negocjacji i plan negocjacji – dlaczego nikt nie odrabia „pracy domowej”?
· Zadawanie pytań, „start with why”.
· Rozpoznawanie słabych stron partnera negocjacji.
· Techniki (zagrywki) negocjacyjne wobec dostawców nie-strategicznych.
· Zarządzanie kategorią zakupową monopolisty.
· Rola networkingu w pracy kupca i zarządzania kategoriami.
· Zarządzanie oczekiwaniami klientów wewnętrznych.
SZKOLENIE NEGOCJACJE ZAKUPOWE
Praktyka współpracy z przedsiębiorstwami – bez względu na ich wielkość – pokazuje nikłą znajomość zasad i technik negocjacji zakupowych wśród personelu odpowiedzialnego za dokonywanie zakupów. Dostawcy wykorzystują uległość, brak obrony przed manipulacją, brak nawyków negocjacyjnych ze strony kupców, aby realizować swoje cele sprzedażowe i marżowe. Warsztat ma na celu wyposażyć osoby odpowiedzialne za zakupy w wiedzę i praktyczne umiejętności z zakresu negocjacji zakupowych.
Zawartość tematyczna szkolenia
· Jak negocjować telefonicznie?
· Obawy przed negocjacjami i negocjowaniem.
· Opór dostawcy.
· Obrona przed manipulacją.
· Asertywność.
· Blefowanie i ustępowanie.
· Poszukiwanie alternatywnych dostawców.
· Etapy procesu negocjacji.
· Negocjacje z klientem wewnętrznym (własną firmą).
Korzyści dla uczestników
· Zrozumienie znaczenia i korzyści negocjacji zakupowych.
· Przyswojenie wiedzy nt. różnic w prowadzeniu negocjacji telefonicznych, on-line, e-mail.
· Wskazanie i nazwanie zagrożeń ze strony doświadczonego i wyszkolonego handlowca.
· Zburzenie mitów dot. asertywności, manipulacji, „nie da się” i „to ode mnie nie zależy”.
· Przyswojenie złotej zasady wzajemności i wymiany.
· Ocena umiejętności negocjacyjnych uczestników przez trenera.
Program szkolenia
Znajomość i umiejętność prowadzenia negocjacji zakupowych to podstawowa broń i narzędzie pracy każdego kupca. Celem jego pracy jest uzyskanie najlepszych możliwych warunków handlowych dla swojej firmy. To stoi najczęściej w sprzeczności z interesami dostawcy. Wiedza o tym, czym są negocjacje zakupowe, jak je prowadzić z dostawcą, jakich technik używać oraz jak konstruować przekaz do dostawcy – jest bezcenna! Nie pozwól, aby dostawca zmanipulował Twojego nieświadomego kupca lub pozbawił Twojej firmy korzyści wynikających z zakupów!
Cele szkolenia
Szkolenie przygotowane jest z myślą o kształtowaniu poprawnej postawy negocjacyjnej. Każdy z uczestników – przez liczne business case’y i ćwiczenia jeden-na-jednego – dokona weryfikacji swoich umiejętności negocjacyjnych. Uczestnicy nabędą wiedzę o kanonie narzędzi negocjacyjnych, sposobach zarządzania procesem negocjacyjnym, sposobach obrony przed manipulacją. Jako że warsztat ma charakter maksymalnie praktyczny i zbliżony do warunków pracy kupca – uczestnicy dowiedzą się, dlaczego i kiedy warto negocjować telefonicznie, a kiedy wybrać inne narzędzie. Wszyscy przećwiczą typowe sytuacje negocjacyjne koncentrując się na przezwyciężaniu swoich słabości, niewiedzy, ograniczeń i obaw.
Warsztat wymaga jednoczesnego zaangażowania wszystkich uczestników, otwarcia na nową wiedzę jak i przyswojenia minimalnego zakresu informacji dostarczonych przez trenera przed szkoleniem.
SZCZEGÓŁOWY PROGRAM SZKOLENIA
· Jak negocjować telefonicznie?
o Dlaczego telefon, a nie video lub e-mail?
o Co mówić, czego nie mówić telefonicznie?
o Co więcej / mniej wolno podczas rozmowy telefonicznej?
o Kiedy negocjujemy telefonicznie?
o Jak osiągać cele przez rozmowę telefoniczną?
· Obawy przed negocjacjami i negocjowaniem.
o Moje obawy przed negocjowaniem.
o Obawy dostawcy przed negocjacjami z Tobą.
o Czego dotyczą obawy? Jakiego są rodzaju?
o Jak przezwyciężać obawy?
· Opór dostawcy.
o Jak wyraża się opór dostawcy?
o Czym jest spowodowany opór ze strony dostawcy?
o Jak przezwyciężać opór dostawcy?
o Jakie narzędzia i umiejętności są szczególnie przydatne dla przełamania oporu?
· Obrona przed manipulacją.
o Kto i kiedy manipuluje?
o Jak rozpoznać manipulację
o Jak bronić się przed manipulacją?
o Najlepszą bronią kupca wobec manipulacji jest…
· Asertywność.
o Czym jest asertywność?
o Kto jest asertywny, kto uległy, kto nachalny i kto niekulturalny?
o Jak rozumiemy asertywność w zakupach?
o Wypowiedzi / odpowiedzi asertywne.
· Blefowanie i ustępowanie.
o Czym jest blef? Kto jego stosuje?
o Użycie blefu w negocjacjach zakupowych.
o Warunki super-blefu. Jak nie blefować.
o Zasada „coś za coś” – schody kompromisu.
· Poszukiwanie alternatywnych dostawców.
o Do czego potrzebujemy alternatywnych dostawców?
o Proces poszukiwania nowych dostawców.
o Dobór dostawców do naszego biznesu.
o Alternatywa jako najlepsze narzędzie negocjacyjne.
·
· Etapy procesu negocjacji.
o Omówienie etapów procesu negocjacji.
o Znaczenie etapów i korzyści z ich użytkowania.
o Jaką ilość etapów i w jakich okolicznościach stosować?
· Negocjacje z klientem wewnętrznym (własną firmą).
o Dlaczego negocjujemy z własną firmą?
o Z kim negocjujemy we własnej firmie?
o Jak coś uzyskać bez negocjacji?
o Jaka jest nagroda za realizację celów negocjacyjnych i celów klienta wewnętrznego?
Ekspert ds. zakupów / trener prowadzący:
Krzysztof Jukowski

AKTUALNOŚCI
Co będą automatyzować nasi klienci w tym roku w swoich firmach?
Słowem kluczowym biznesu w 2022 było na pewno słowo AUTOMATYZACJA. Odmieniane na wszystkie możliwe sposoby w 2023 będzie używane jeszcze częściej i instesywniej.
10 najczęstszych problemów firm – Część siódma – Zaniedbanie kultury, zasad, wartości
Ostatnio rozpoczęliśmy pracę z klientem, którego firma może służyć za przykład, jak powinna wyglądać kultura organizacji. Doskonałą atmosferę czuć było już od wejścia do biura. Przywitali nas świadomi, profesjonalni pracownicy.
Jak walczyć z inflacją? 20 strategii
Kto nie przeżył inflacji na początku lat 90tych lub inflacji z 2022 roku ten nie wie czym jest inflacja i tylko teoretyzuje. Może stworzyć tą lub inną definicję, nic nie uczy nas lepiej niż praktyka a ta im boleśniejsza tym bardziej zapada w pamięć.
10 najczęstszych problemów firm – Część szósta – budżetowanie
Budżet powinien być podstawowym narzędziem operacyjnym każdej firmy. Określa konkretne cele oraz odpowiedzialność w organizacji za ich realizację. To dokument, na podstawie którego działy komunikują się ze sobą i planują swoje czynności operacyjne