Venture Navigator

Jak zoptymalizować zaopatrzenie?

Optymalizacja zaopatrzenia. Nawet najlepsze działy zakupów potrzebują „świeżego spojrzenia” na swoją pracę – eksperta z zewnątrz, który zakwestionuje realizowaną strategię zakupową i wskaże „niewidoczne” wcześniej możliwości optymalizacji pracy działu i kosztów zakupu surowców, komponentów, towarów, usług. Optymalizacja zakupowa koncentruje się na obszarach nieefektywności działu zakupów: personelu, procesach, kategoriach zakupowych, dostawcach, specyfikacjach. Celem optymalizacji obszaru zaopatrzenia jest wskazanie potencjału oszczędnościowego i określenie jego wartości finansowej. Projekt optymalizacyjny kończy się raportem z gotową receptą zmian, które Klient może wykonać samodzielnie lub we współpracy z konsultantem. Projekt realizowany jest przez wysokiej klasy eksperta zakupów – dlatego rekomendacje zawarte w raportach z prac mają wymiar wyłącznie praktyczny, ukierunkowany na uzyskanie optymalizacji i przez to zwiększenie skuteczności działu zakupów.

Zawartość tematyczna optymalizacji zaopatrzenia

Projekty optymalizacji zakupów realizowane są w zakresie uzgodnionym z klientem. Najczęściej, są to obszary:
• personel działu zakupów – sprawdzenie wiedzy z zakresu zarządzania zakupami i negocjacji zakupowych, umiejętności kupieckich członków zespołu,
• kategorie zakupowe i dostawcy – weryfikacja konkurencyjności cenowej oferty dostawców wobec oferty rynkowej,
• procesy zakupowe, efektywność pracy działu zakupów – mapowanie kluczowych etapów procesu zakupowego i stosowanych formalnie lub nieformalnie wskaźników efektywności,
• specyfikacje surowców, komponentów, towarów, usług – badanie rynku nowych źródeł dostaw oraz alternatywnej specyfikacji surowców, komponentów.

Korzyści dla klientów:

• Rzetelna informacja na temat poziomu wiedzy członków działu zakupów, ich umiejętności negocjacyjnych oraz rekomendowanego kierunku rozwoju.
• Weryfikacja konkurencyjności kupowanych surowców, komponentów, towarów, usług i określenie możliwości optymalizacji kosztu zakupu.
• Wskazanie możliwości opomiarowania pracy działu zakupów – porównania jakości pracy poszczególnych pracowników.
• Stworzenie powtarzalnego procesu zakupowego z kluczowymi etapami, które generują zapisy, możliwość kontroli i autoryzacji decyzji zakupowych.
• Określenie głębszego potencjału oszczędnościowego dla wybranej kategorii zakupowej, bazując na potencjale modyfikacji specyfikacji.

Formy optymalizacji zaopatrzenia

Obszar zaopatrzenia optymalizujemy poprzez projekty doradcze, ale także systemy szkoleń:

Szkolenie – zarządzanie zakupami

Niewiele firm w Polsce zarządza zakupami. Większość skupia się na zarządzaniu dostawcami i bieżącej reakcji na problemy operacyjne takie jak braki i opóźnienia w dostawach, wady jakościowe, utrzymanie cen zakupu. Zarządzanie zakupami to całościowa zmiana modelu działania, w którym interesuje nas zarządzanie strumieniem dostaw, a nie skutkami zdarzeń losowych. Zarządzanie zakupami to wyjście poza status-quo, a to oznacza również stresującą zmianę dostawcy lub sposobu kupowania i wyceny zakupu. Niezmiernie istotną częścią warsztatu zarządzania zakupami jest odpowiedź na pytanie o rolę działu zakupów w konkretnej firmie.

 Zawartość tematyczna szkolenia

·      
Czym są zakupy i jaką dostarczają wartość dla przedsiębiorstwa?

·      Miejsce i odpowiedzialność zakupów w procesie dostarczania wartości.

·      Kupiec jako przedsiębiorca (menedżer) – dlaczego kupiec powinien znać biznes dostawcy?

·      Analiza danych zakupowych – jak uchwycić obraz „w locie”?

·      Czy zarządzamy kategoriami zakupowymi?

·      Kształtowanie ceny zakupu przez kupców – ćwiczenie umiejętności kupieckich.

·      Proces zakupowy – etapy i powody stosowania.

·      Znaczenie Incoterms, umowy, KPI.

·      Dostawca strategiczny w ujęciu macierzy Kraljica.

·      Kto kim zarządza – dostawca kupcem, czy kupcy dostawcami?

·      Źródła przewagi konkurencyjnej nad dostawcami.

·      Team work, dzielenie wiedzą w pracy działu zakupów i podczas negocjacji.

·      Dział zakupów jako źródło przewagi informacyjnej.

·      Negocjacje jako narzędzie strategiczne i operacyjne.

·      Przygotowanie do negocjacji i plan negocjacji – dlaczego nikt nie odrabia „pracy domowej”?

·      Zadawanie  pytań, „start with why”.

·      Rozpoznawanie słabych stron partnera negocjacji.

·      Techniki (zagrywki) negocjacyjne wobec dostawców nie-strategicznych.

·      Zarządzanie kategorią zakupową monopolisty.

·      Rola networkingu w pracy kupca i zarządzania kategoriami.

·      Zarządzanie oczekiwaniami klientów wewnętrznych.

Korzyści dla uczestników

·      
Przyswojenie wiedzy na temat zarządzania zakupami, w tym kategoriami zakupowymi i dostawcami.

·      Zrozumienie różnic pomiędzy zarządzaniem operacyjnym, a strategicznym zakupami.

·      Pokazanie dostępu do źródeł informacji zakupowych, prezentacja sposobów ich analizy i korzyści dla zarządzania kategoriami zakupowymi.

·      Pełne zrozumienie etapów procesu zakupowego i korzyści płynących z jego stosowania.

·      Umiejętność odróżnienia dostawcy strategicznego dla firmy od „zawracającego głowę” lub „źródła nieustannych problemów”.

·      Poznanie metod uzyskania przewagi nad dostawcą.

·      Pokazanie przewagi pracy zespołowej nad pracą „solową”, również korzyści z archiwizacji i udostępniania wiedzy zakupowej.

·      Uświadomienie znaczenia negocjacji w zarządzaniu zakupami.

·      Prezentacja sposobów negocjowania i narzędzi dla realizacji celów zakupowych.

·      Sposoby realizacji celów zakupowych u monopolisty.

·      Podkreślenie roli klienta wewnętrznego w realizacji celów przez dział zakupów.

Program szkolenia

Zarządzanie zakupami to obowiązkowy program szkolenia warsztatowego dla każdego kupca i zespołu zakupowego. Dzięki niemu uczestnicy rozumieją korzyści płynące z planowego zarządzania wszystkim, co dzieje się w obszarze zakupowym – zarówno ludźmi jak i strumieniem dostaw (dostawcami, specyfikacjami, warunkami handlowymi). To wyjątkowy warsztat tworzony przez eksperta zakupów dla praktyków biznesu, którzy chcą pozyskać wiedzę „z pierwszej ręki” oraz skonfrontować swoją wiedzę i myśli z praktykiem. Warsztat zarządzanie zakupami jest unikalnym programem stworzonym w oparciu o wieloletnie doświadczenie korporacyjne i MŚP.

 

Cele szkolenia

Uczestnicy szkolenia mają posiąść wiedzę dot. zarządzania zakupami, w tym zarządzania kategoriami zakupowymi, dostawcami, specyfikacjami. Jest to program, którego celem jest poszerzenie zakresu oddziaływania kupca na swój budżet zakupowy. Dla początkujących będzie to intelektualne wyzwanie i budowanie fundamentu pracy kupca, dla zaawansowanych – znaczące rozbudowanie wiedzy. Formuła warsztatowa szkolenia pozwala na większą elastyczność niż podczas sesji wykładowych – łącznie z interakcją połączoną z wypracowaniem najlepszego rozwiązania „na żywo”, w oparciu o kategorie zakupowe uczestników warsztatów. Zaangażowany uczestnik odnotuje postęp w postrzeganiu swojej roli kupieckiej, miejsca
zakupów w organizacji jak i wartości, których oczekuje od działu zakupów „biznes” (czyli pozostałe działy firmy).

Największe korzyści z uczestnictwa w warsztacie odnoszą zawodowi kupcy, którzy mają za sobą przynajmniej roczną pracę w dziale zakupów.

 

SZCZEGÓŁOWY PROGRAM SZKOLENIA

·      
Czym są zakupy i jaką dostarczają wartość dla przedsiębiorstwa?

·      Miejsce i odpowiedzialność zakupów w procesie dostarczania wartości.

·      Kupiec jako przedsiębiorca (menedżer) – dlaczego kupiec powinien znać biznes dostawcy?

·      Analiza danych zakupowych – jak uchwycić obraz „w locie”?

·      Czy zarządzamy kategoriami zakupowymi?

·      Kształtowanie ceny zakupu przez kupców – ćwiczenie umiejętności kupieckich.

·      Proces zakupowy – etapy i powody stosowania.

·      Znaczenie Incoterms, umowy, KPI.

·      Dostawca strategiczny w ujęciu macierzy Kraljica.

·      Kto kim zarządza – dostawca kupcem, czy kupcy dostawcami?

·      Źródła przewagi konkurencyjnej nad dostawcami.

·      Team work, dzielenie wiedzą w pracy działu zakupów i podczas negocjacji.

·      Dział zakupów jako źródło przewagi informacyjnej.

·      Negocjacje jako narzędzie strategiczne i operacyjne.

·      Przygotowanie do negocjacji i plan negocjacji – dlaczego nikt nie odrabia „pracy domowej”?

·      Zadawanie pytań, „start with why”.

·      Rozpoznawanie słabych stron partnera negocjacji.

·      Techniki (zagrywki) negocjacyjne wobec dostawców nie-strategicznych.

·      Zarządzanie kategorią zakupową monopolisty.

·      Rola networkingu w pracy kupca i zarządzania kategoriami.

·      Zarządzanie oczekiwaniami klientów wewnętrznych.

 

 

SZKOLENIE NEGOCJACJE ZAKUPOWE

 

Praktyka współpracy z przedsiębiorstwami – bez względu na ich wielkość – pokazuje nikłą znajomość zasad i technik negocjacji zakupowych wśród personelu odpowiedzialnego za dokonywanie zakupów. Dostawcy wykorzystują uległość, brak obrony przed manipulacją, brak nawyków negocjacyjnych ze strony kupców, aby realizować swoje cele sprzedażowe i marżowe. Warsztat ma na celu wyposażyć osoby odpowiedzialne za zakupy w wiedzę i praktyczne umiejętności z zakresu negocjacji zakupowych.

Zawartość tematyczna szkolenia

·       Jak negocjować telefonicznie?

·       Obawy przed negocjacjami i negocjowaniem.

·       Opór dostawcy.

·       Obrona przed manipulacją.

·       Asertywność.

·       Blefowanie i ustępowanie.

·       Poszukiwanie alternatywnych dostawców.

·       Etapy procesu negocjacji.

·       Negocjacje z klientem wewnętrznym (własną firmą).

Korzyści dla uczestników

·       Zrozumienie znaczenia i korzyści negocjacji zakupowych.

·       Przyswojenie wiedzy nt. różnic w prowadzeniu negocjacji telefonicznych, on-line, e-mail.

·       Wskazanie i nazwanie zagrożeń ze strony doświadczonego i wyszkolonego handlowca.

·       Zburzenie mitów dot. asertywności, manipulacji, „nie da się” i „to ode mnie nie zależy”.

·       Przyswojenie złotej zasady wzajemności i wymiany.

·       Ocena umiejętności negocjacyjnych uczestników przez trenera.

Program szkolenia

Znajomość i umiejętność prowadzenia negocjacji zakupowych to podstawowa broń i narzędzie pracy każdego kupca. Celem jego pracy jest uzyskanie najlepszych możliwych warunków handlowych dla swojej firmy. To stoi najczęściej w sprzeczności z interesami dostawcy. Wiedza o tym, czym są negocjacje zakupowe, jak je prowadzić z dostawcą, jakich technik używać oraz jak konstruować przekaz do dostawcy – jest bezcenna! Nie pozwól, aby dostawca zmanipulował Twojego nieświadomego kupca lub pozbawił Twojej firmy korzyści wynikających z zakupów!

 

Cele szkolenia

Szkolenie przygotowane jest z myślą o kształtowaniu poprawnej postawy negocjacyjnej. Każdy z uczestników – przez liczne business case’y i ćwiczenia jeden-na-jednego – dokona weryfikacji swoich umiejętności negocjacyjnych. Uczestnicy nabędą wiedzę o kanonie narzędzi negocjacyjnych, sposobach zarządzania procesem negocjacyjnym, sposobach obrony przed manipulacją. Jako że warsztat ma charakter maksymalnie praktyczny i zbliżony do warunków pracy kupca – uczestnicy dowiedzą się, dlaczego i kiedy warto negocjować telefonicznie, a kiedy wybrać inne narzędzie. Wszyscy przećwiczą typowe sytuacje negocjacyjne koncentrując się na przezwyciężaniu swoich słabości, niewiedzy, ograniczeń i obaw.

Warsztat wymaga jednoczesnego zaangażowania wszystkich uczestników, otwarcia na nową wiedzę jak i przyswojenia minimalnego zakresu informacji dostarczonych przez trenera przed szkoleniem.

 

SZCZEGÓŁOWY PROGRAM SZKOLENIA

·       Jak negocjować telefonicznie?

o   Dlaczego telefon, a nie video lub e-mail?

o   Co mówić, czego nie mówić telefonicznie?

o   Co więcej / mniej wolno podczas rozmowy telefonicznej?

o   Kiedy negocjujemy telefonicznie?

o   Jak osiągać cele przez rozmowę telefoniczną?

 

·       Obawy przed negocjacjami i negocjowaniem.

o   Moje obawy przed negocjowaniem.

o   Obawy dostawcy przed negocjacjami z Tobą.

o   Czego dotyczą obawy? Jakiego są rodzaju?

o   Jak przezwyciężać obawy?

 

·       Opór dostawcy.

o   Jak wyraża się opór dostawcy?

o   Czym jest spowodowany opór ze strony dostawcy?

o   Jak przezwyciężać opór dostawcy?

o   Jakie narzędzia i umiejętności są szczególnie przydatne dla przełamania oporu?

 

·       Obrona przed manipulacją.

o   Kto i kiedy manipuluje?

o   Jak rozpoznać manipulację

o   Jak bronić się przed manipulacją?

o   Najlepszą bronią kupca wobec manipulacji jest…

 

·       Asertywność.

o   Czym jest asertywność?

o   Kto jest asertywny, kto uległy, kto nachalny i kto niekulturalny?

o   Jak rozumiemy asertywność w zakupach?

o   Wypowiedzi / odpowiedzi asertywne.

 

·       Blefowanie i ustępowanie.

o   Czym jest blef? Kto jego stosuje?

o   Użycie blefu w negocjacjach zakupowych.

o   Warunki super-blefu. Jak nie blefować.

o   Zasada „coś za coś” – schody kompromisu.

 

·       Poszukiwanie alternatywnych dostawców.

o   Do czego potrzebujemy alternatywnych dostawców?

o   Proces poszukiwania nowych dostawców.

o   Dobór dostawców do naszego biznesu.

o   Alternatywa jako najlepsze narzędzie negocjacyjne.

·        

·       Etapy procesu negocjacji.

o   Omówienie etapów procesu negocjacji.

o   Znaczenie etapów i korzyści z ich użytkowania.

o   Jaką ilość etapów i w jakich okolicznościach stosować?

 

·       Negocjacje z klientem wewnętrznym (własną firmą).

o   Dlaczego negocjujemy z własną firmą?

o   Z kim negocjujemy we własnej firmie?

o   Jak coś uzyskać bez negocjacji?

o   Jaka jest nagroda za realizację celów negocjacyjnych i celów klienta wewnętrznego?