10 najczęstszych problemów firm – Część pierwsza – dane w firmie

analiza danych w firmie

W tej serii artykułów przedstawiamy najczęstsze problematyczne obszary, z którymi spotykamy się w firmach. Lata pracy z klientami różnej wielkości, z różnych branż i z różnych regionów kraju dały nam doskonałe rozeznanie. Ale zaczynając działalność, nie wiedzieliśmy, co zobaczymy u naszych klientów. Pewne problemy wydawały nam się domeną małych i średnich firm, a napotkaliśmy je w dużych organizacjach i na odwrót. Seria naszych artykułów ma zainspirować, a może nawet sprowokować do wdrażania zmian w firmach.

Część pierwsza – dane w firmie

Na podstawie jakich informacji zarządy czy menadżerowie podejmują decyzje? Które dane są kluczowe, by określić sytuację firmy? Co pozwala dostrzec zagrożenia?
Są firmy, które umiejętnie zarządzają danymi. Posiadają odpowiednie narzędzia i dedykowanych pracowników z dostępem do wybranych obszarów struktury danych. Posiadają kontroling.
Jednak nie wszyscy. Wśród klientów, z którymi zaczynamy pracować, widzimy trzy główne problemy w obrębie danych:

a) Brak danych zarządczych.

Podczas rozmów na początku współpracy zadajemy pytanie: „Na jakiej podstawie podejmujecie decyzje?” Zdarza się wtedy, że prezes zarządu prosi główną księgową o rachunek zysków i strat oraz o bilans.
To ważne elementy sprawozdawczości. Ale nie odpowiadają na kluczowe pytania dotyczące rentowności, struktury przychodów, analizy klientów, płynności czy struktury kosztów.
Czytając umiejętnie bilans, można wyciągnąć pewne wnioski. Na przykład zauważyć wzrost zobowiązań czy nadmierny przyrost zapasów. Ale nie zawsze ma to miejsce. Płynność firmy bywa określana przez logowanie się do banku i sprawdzanie stanu konta.

b) Niespójne dane.

Przykładem niech będzie firma produkcyjna z sektora stalowego – 3 zestawienia, które funkcjonują w firmie podsumowujące sprzedaż – dział sprzedaży operuje kwotami brutto, dział księgowości netto, zestawienia produkcji są w kwotach netto, ale nie uwzględniają przychodów z działalności usługowej. Na podstawie których danych podejmujemy decyzje? Przykład był przecież banalny – pytaliśmy o przychody… a co dalej z zatrudnieniem, analizą kosztów? Co dział mamy inne dane.

c) Przesyt danych.

Jeśli ciężko się odnaleźć w zbyt dużej ilości danych, wtedy w zarządzaniu firmą główną rolę odgrywa przypadek. Im głośniej ktoś powie, co odnalazł w raportach, tym większe prawdopodobieństwo, że firma na tym zagadnieniu się skupi.
Trudno jest wyciągnąć jasne wnioski. Losowość zaczyna określać priorytety i przyszłość firmy staje pod znakiem zapytania.
Jeśli któryś z tych punktów dotyczy Twojej firmy, wykorzystaj ten materiał do zainicjowania zmian. Poniższe pytania pomogą Ci te zmiany usystematyzować:

Jaki jest cel pozyskiwania danych?

– cel danych – jakich informacji potrzebujesz bez względu czy jesteś prezesem firmy, dyrektorem sprzedaży czy szefem produkcji. Do informacji, którą chcesz uzyskać postaraj się przyporządkować dane źródłowe, lub zgłoś na nie zapotrzebowanie. Kieruj się zawsze zasadą od ogółu do szczegółu. Np. zestawienie przychodów łącznie -> podział przychodów na produkty i usługi -> Podział produktów na grupy.

Czy dane w firmie mają swój punkt odniesienia?

Powinieneś móc porównać aktualne dane do ich wartości docelowych – punktu odniesienia.

Nie wszystkie firmy budżetują i nie wszystkie będą to robić. Chociaż każdego klienta zachęcamy do budżetowania, nadal obserwujemy, jak oceniane są np. wzrosty przychodów. Bez odniesienia do wartości docelowej to, co dla jednego znaczy „jest dobrze”, dla drugiego będzie „za mało”.

Prezentuj dane względem ich punktu odniesienia, a pozbędziesz się takich subiektywnych osądów.

Skąd pochodzą dane? Jak definiujemy pojęcie, które jest wyrażone w danych?

Jasno określaj źródło danych, np. czy pochodzą z ERP, księgowości czy CRMu? Wyraźnie definiuj, co rozumiesz przez jakieś pojęcie, np. czas pracy: brutto czy netto, uwzględniający przerwy czy nie, z nadgodzinami czy bez?

Proste zagadnienia okazują się skomplikowane w szczegółach. A pozostawienie tego bez kontroli, stwarza niespójność danych lub możliwość manipulacji przy ich interpretacji.

Kto i kiedy powinien otrzymać dane?

Ustal, które raporty wymagają systematycznego dostarczania i kto powinien
być ich odbiorcą. Dopilnuj ciągłości tej komunikacji.

Jednak szczególnie w pierwszej fazie porządkowania danych zarządczych, ogranicz
ilość danych do odpowiedniego minimum.

Dane zarządcze to narzędzie

Uporządkowanie i świadome używanie danych zarządczych może budzić chęć do zbytniego ufania temu, co pokazuje Excel. Ale raporty też muszą ewoluować. Sprawdzające się schematy to nadal tylko schematy i należy je dopasowywać, zmieniać i optymalizować.

Masz pytania dotyczące tego materiału lub chcesz uzyskać dalszego wsparcia w zarządzaniu danymi?

Umów się na bezpłatną konsultację – napisz do nas: vnav@vnav.pl

lub skorzystaj z formularza kontaktowego:

 

Kontakt