10 najczęstszych problemów firm – Część szósta – budżetowanie | blog Venture Navigator

     Gdy zbliża się koniec roku, właściciel firmy prosi o dane sprzedażowe z 11 miesięcy. Dodaje do tego szacunkową wartość za ostatni miesiąc, mnoży to o potencjalny wskaźnik inflacji i dodaje 10%. Gotowe – budżet jest. Spotykamy się z takim podejściem.

Budżet powinien być podstawowym narzędziem operacyjnym każdej firmy. Określa konkretne cele oraz odpowiedzialność w organizacji za ich realizację. To dokument, na podstawie którego działy komunikują się ze sobą i planują swoje czynności operacyjne.

Budżet firmy, gdy uzupełnimy jego realizację, definiuje jasno, kiedy jest „dobrze”, a kiedy jest „źle”. Dzięki temu eliminujemy stwierdzenia typu: „dobry miesiąc”, „kiepski wynik”. Takie przymiotniki (bez budżetowania) to subiektywne odczucie zależne od perspektywy. To, co dla produkcji było dobre, w dziale sprzedaży może być przeciętne.

W Venture Navigator bazujemy na kilku typach budżetowania, które dopasowujemy do każdego klienta. Wraz z nim wypracowujemy idealne na ten moment rozwiązanie.

Tego warto unikać przy budżetowaniu:

czekania na nowy rok, na zmianę planu kont księgowych – zacznijmy w niedoskonałym środowisku, przygotujmy budżet na drugą połowę roku. Proces budżetowania to dobra nauka dla całej organizacji. Pierwsze błędy popełnijmy jak najwcześniej, kolejny plan będzie tylko lepszy.

przygotowywania budżetu na ostatnią chwilę – unikajmy budżetowania w grudniu – zazwyczaj kończy się to pracą pod presją czasu i dystrybucją założeń w okresie świątecznym. A skutkuje tym, że dopiero w połowie stycznia budżet funkcjonuje w obrębie całej firmy – założeń styczniowych więc już nie uratujemy.

braku narzędzi – nie każda firma dysponuje i potrzebuje rozbudowanych narzędzi ERP czy modułowych systemów. Ale chcieć to móc! Z dobrą wolą firmy oraz zewnętrznych biur księgowych wdrażaliśmy mechanizm budżetowania dla firm opartych o KPIR, niedziałających na pełnej księgowości. Wiedza zdobyta przy budżetowaniu okaże się potrzebna, gdy będziemy gotowi, by wdrożyć systemy zarządcze.

braku odpowiedzialności kosztowej – firmy budżetują, ale w strukturze organizacji brakuje osób odpowiedzialnych za cząstkowe zadania np. za centra kosztowe (czy też MPK – miejsca powstawania kosztów). To są decyzje zarządcze, które standaryzują odpowiedzialność w firmie.

statycznego charakteru budżetu – kursy walut, cen surowców i energii się zmieniają – te wahania musimy płynnie przenosić na nasz model budżetowy. Co się stanie, gdy energia wzrośnie o 20%, a kurs Euro spadnie o 15%?

braku określonego kierunku – optymalnym rozwiązaniem jest działanie od ogółu do szczegółu – np. z poziomu rachunku zysków i strat schodzimy do grupy kosztowej i określamy, który dział odpowiada bezpośrednio za przykładową anomalię.

braku lub lekceważenia odpowiedzialności – jeśli stosujemy zasadę „budżet sobie, a my sobie”, to nie dziwmy się, że wartość tego dokumentu jest znikoma. Pamiętajmy, że przykład idzie z góry – spotkaliśmy się z zarządami, które budżet oglądają raz w roku przy jego zatwierdzaniu. Ciężko w tych firmach, by budżetowanie traktować poważnie.

modelowania jedynie założenia rachunku zysków i strat – nie ma odniesienia do modelowania, zapasów / magazynów, należności, zobowiązań, efektywności. Optymalne rozwiązania powinny przedstawiać pełną projekcję płynności finansowej czy bilansu. Ale jeśli nie korzystamy z takiego rozwiązania, warto wymodelować podstawowe wskaźniki wykraczające poza przychody i koszty.

– tworzenia budżetu w pojedynkę – budżetowanie to gra zespołowa. Tworząc budżet, pracownicy lepiej rozumieją, czemu on służy i jak funkcjonują ich działy w obrębie kosztów. Nauczą się wybiegać w przyszłość przy określaniu zapotrzebowania na zasoby.

Jak powinien wyglądać Twój budżet?

Unikaj akademickiego podejścia do budżetu. Ten dokument powinien żyć i rozwijać się z firmą. Narzędzia, które dobrze się sprawdzają w jednej firmie, niekoniecznie muszą pasować do innej. Zaangażuj Twój zespół do wspólnej pracy nad budżetem. Zacznij od małego kroku – już teraz!

 
 

 

Jeśli masz pytania związane z optymalizacją swojego przedsiębiorstwa, skorzystaj z bezpłatnej konsultacji. Umów się z jednym z naszych ekspertów, pisząc na adres: vnav@vnav.pl 

 

lub skorzystaj z formularza zgłoszeniowego:

 

Błąd: Brak formularza kontaktowego.